Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus 679/2016

REKISTERÖIDYN INFORMOINTISELOSTE

TIETOSUOJA- JA REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖN TIEDOT NIMI: AGENS OY
YRITYSTUNNUS: 2723912-6 Yhteyshenkilö Seppo Parviainen ASEMA: Toimitusjohtaja     Puhelinnumero: 040 1711241 SÄHKÖPOSTI seppo.parviainen@agens.fi 

SELOSTEEN YLEISET MÄÄRITELMÄT

Tässä selosteessa olevat määritelmät ja ilmoitukset pohjautuvat Euroopan Parlamentin ja Neuvoston asetukseen (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta. Jäljempänä käytetään nimitystä ”yleinen tietosuoja-asetus” tai ”tietosuoja-asetus”.

Selosteessa käytetyt nimitykset, kuten "rekisterinpitäjä", "yritys", "käsittelijä", "henkilötieto" ja "rekisteröidyn suostumus" tarkoittavat sisällöltään samaa kuin niillä tarkoitetaan yllä mainitussa yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU) 2016/679.

MAHDOLLISIA LISÄTIETOJA SELOSTEEN LAATIJASTA JA TÄMÄN EDUSTAJASTA:

Selosteen lähettäjällä ei ole kirjallisesti valtuutettua edustajaa. Selosteen antaja on Agens Oy , jonka osoite on Tallberginkatu 1 C 135 00180 HELSINKI.

REKISTERIT, JOITA TÄMÄ SELOSTE KOSKEE:

Asiakasrekisteri

Markkinointirekisteri

Verkkokaupan sopimusosapuolten rekisteri

HENKILÖTIETOLÄHTEET rekisteröidyltä itseltään julkisista lähteistä rekisteröidyn sopimuskumppanin antamana olemassaolevat, hankitut asiakasrekisterit

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYPERUSTE

Henkilötietojen käsittelylle on oltava lainmukainen peruste. Jäljempänä rekisteröidyllä tarkoitetaan Teitä. Avoimuuden ja läpinäkyvyyden varmistamiseksi ilmoitetaan, että henkilötietojen käsittelyperusteena on:

Rekisteröidyn eli suostumus yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Huomaattehan, että Teillä on oikeus peruuttaa suostumuksenne tietojen käsittelyyn milloin tahansa.

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

SELOSTEEN SISÄLTÖ. INFORMOINTISELOSTE.

Tässä selosteessa kuvataan miten ja mihin rekistereihin rekisterinpitäjä henkilötietoja kerää. Tietojen keräämisen yhteydessä edellytetään, että Teille annetaan riittävästi tietoja henkilötietoihinne ja niiden käsittelyyn liittyen.

Rekisterinpitäjä ja tämän mahdollinen edustaja yhteystietoineen on selvitetty yllä.

Rekisterinpitäjällä ei ole tietosuojavastaavaa. Henkilötietojenne käsittelyn oikeutusperuste on selvitetty aiemmin tässä selosteessa. Tietojanne käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: Asiakastoimeksiantojen hoitaminen, myynti, markkinointi.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai tarkoitus luovuttaa ovat:

Alihankintaverkoston juristit, joiden kanssa on allekirjoitettu erikseen tietosuojasopimusliite. Henkilötietoja luovutetaan vain siten, kuin se tarpeellista on toimeksiannon hoitamisen kannalta.

Yhtiön mahdolliset muut yhteistyökumppanit, joiden kanssa on allekirjoitettu erikseen tietosuojasopimusliite. Henkilötietoja luovutetaan vain rajatusti, erityistapauksessa ja luovutettavat tiedot per rekisteröity pyritään minimoimaan.

SÄILYTYSAIKA HENKILÖTIETOJEN SUUNNITELTU SÄILYTYSAIKA TAI AJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT:

Tietoja säilytetään kuten on tarpeen. Tarpeellisuus merkitsee rekisterinpitäjän riskienhallinnan ja vahingonkorvausvaatimusten käsittelyn kannalta tarpeellista aikaa.
Alusta-asiakkaiden käyttäjätilien tietoja säilytetään alusta-asiakkuuden ollessa voimassa. 
Markkinointikäyttöön säilytetään ne henkilötiedot, jotka ovat perustellusti tarpeen markkinointitoimien tekemiseksi. Tällaisia ovat esimerkiksi päättäjäasemassa olevien tahojen sähköposti- ja puhelinnumerotiedot.

Yhtiö ylläpitää sähköisen allekirjoituksen järjestelmän arkistoa, jossa allekirjoitetaan ja säilötään yhtiön toimeksiantoihin ja hallinnointiin liittyvien sopimusten ja asiakirjojen sähköisesti allekirjoitettuja kappaleita.

Yhtiön verkkokaupan ja alustan yhteyteen integroitu SignSpace-allekirjoitus on Platform of Trust Oy:n toteuttama ja sen henkilötietojen käsittelyperiaatteet on kuvattu Signspace-tietosuojaselosteessa. 

TEKNISET JA ORGANISATORISET TURVATOIMET Henkilötietojen suojaamiseksi on toteutettu seuraavia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: Rekisterit ovat sähköisessä järjestelmässä, josta ne ovat palautettavissa. Rekisterien pääsyhallinnan oikeudet ovat rajatut. Paperiaineistoja säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisterinpitäjän päätearkisto on fyysisillä kiintolevyillä jotka eivät ole yhteydessä tietoverkkoihin tai internetiin. .

Tietojanne siirretään mahdollisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Kaikkien maiden osalta, joihin tietoja siirretään, on tehty komission päätös, jossa on todettu tietosuojan taso kyseisessä maassa riittäväksi.  

Teillä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy omiin tietoihinne, teitä koskevien tietojen oikaisemista, poistamista tai rajoittamista sekä vastustaa tietojenne käsittelyä.

Teillä on myös oikeus siirtää tietonne järjestelmästä toiseen ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Jos henkilötietojenne käsittelyn perusteena on antamanne suostumus tai nimenomainen suostumus tiettyä tai tiettyjä tarkoituksia varten, teillä on oikeus peruuttaa suostumuksenne milloin tahansa.

Henkilötietojen antaminen on Teille sopimukseen perustuva tai sen laatimisen edellyttämä vaatimus. Ellette noudata tätä velvollisuutta ja laiminlyötte henkilötietojenne antamisen, seuraamuksena voi olla: Asiakastoimeksiantojen hoitaminen ei ole välttämättä mahdollista ilman riittäviä henkilötietoja. .

Tietojanne ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon taikka profiloida.

Jos henkilötietojanne aiotaan käsitellä muuhun tarkoitukseen kuin siihen, jota varten henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjä ilmoittaa Teille tästä muusta tarkoituksesta ennen jatkokäsittelyä.

Tiivis rekisteriseloste

1. Rekisterin pitäjä Agens OY (2723912-6) Kauppaneuvoksentie 8, 00200  Helsinki 0401711241

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Toimitusjohtaja Seppo Parviainen 040171124
   Rekisteritietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietoja käytetään asiakkaan toimeksiannon hoitamiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi.

3. Rekisterin tietosisältö Nimi Syntymäaika Henkilötunnus Osoite- ja yhteystiedot

Muut asiakastoimeksiannon hoitamiseksi tarvittavat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja kerätään rekisteröitävältä itseltään asiakastoimeksiannon yhteydessä.

Tietoja kerätään asiakastoimeksiantojen käsittelyn yhteydessä sekä osana toimeksiantoprosessia.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietoja luovutetaan tarvittaessa Agens Oy:n alihankintaverkoston jäsenille sen mukaan, mitä tietoja toimeksiannon hoitaminen edellyttää.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto säilytetään kulunvalvotussa ja lukitussa tilassa.

Käyttöoikeudet on rajattu tarpeen mukaan. Tietoja käsittelevät vain Agens Oy:n henkilöstö tai alihankintaverkoston jäsenet joiden kanssa Agens Oy:lla on sopimus alihankinnasta.

Kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisina.

Järjestelmän versio on 1.1.0

Tämä seloste on laadittu 24.5.2018. Päivitetty viimeksi 11.9.2020