Yksityisyys ja tietosuoja
Rekisteri-
ja tietosuojaseloste kattaen evästekäytännöt
Tämä on Agens Oy:n Tietosuojalain 1050/2018 ja EU:n
yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) mukainen
rekisteri- ja tietosuojaseloste. Selosteessa on mukana yhtiön Evästeet käytäntöjen kuvaus.
Päivitetty viimeksi: 22.10.2021
1.REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Agens Oy
Y-tunnus: 2723912-6
Osoite: Kauppaneuvoksentie 8, 00200 Helsinki
Verkkosivut: www.agens.fi
2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Rekisterivastaava: Seppo Parviainen, toimitusjohtaja
Puhelin: 040 1711 241
Sähköposti: seppo.parviainen@agens.fi
3. REKISTERIN NIMI
Rekisterien nimi:
- Asiakasrekisteri
- Markkinointirekisteri
- Sähköisten allekirjoitusten arkisto
4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Agens Oy suorittaa liikejuridiikan lakipalveluita sekä
tarjoaa niitä tukien GDPR turvallisen digitaalisen sopimusten
neuvottelu - ja muokkaustyökalun käyttöoikeuksia sekä sopimusten ja asiakirjojen GDPR turvallisia sähköisten
allekirjoitusten palveluita.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste
henkilötietojen käsittelylle on:
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja
yksiselitteinen toimeksianto
kirjallisena asiakkaan ja Agens Oy:n välillä)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena allekirjoitetun sopimuksen kautta
– julkisen tehtävän hoitaminen asiakkaan valtuuttamana
asiamiehenä toimeksiantojen hoitamiseen
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten asiakas/toimeksiantosuhde
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
-Yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakkaitten toimeksiantojen hoitaminen
-Asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi
-Asiakkaan kanssa sovittujen palveluitten toimittaminen
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:
Asiakkaina olevien yritysten ja niiden yhteyshenkilöinä toimivien edustajien yritys/organisaatiotieto,
sähköpostiosoite, puhelinnumero, sijaintiosoite, www-sivustojen osoitteet,
tiedot tilatuista palveluista
ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut
asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Rekisterissä olevien tietojen tallentaminen
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja asiakaskansiot
säilytetään niin kauan, kun Agens Oy:n juridinen
vastuu toimeksiannoista jatkuu tai kunnes asiakas ilmoittaa haluavansa poistaa
nämä tiedot. Yhtiö
varaa oikeuden itse arvioida tietojen poistamisen, kun se katsoo juridisen
vastuunsa päättyneen.
Markkinointirekisteritiedot pohjautuvat julkisiin rekistereihin ja asiakastiedot
poistetaan sieltä asiakkaan
erillisestä pyynnöstä.
Yrityksen laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään
kirjanpitolainsäädännön mukaisella tavalla turvallisesti
ulkopuolisen palveluntuottajan toimesta, joka on Talenom Oyj.
Agens Oy tarjoaa yritysasiakkailleen Visma Sign sähköisiä allekirjoituksia,
joiden ratkaisun tuottaa Visma
Solutions Oy. Agens Oy tarjoaa ratkaisun oman Visma Sign tilinsä kautta. Agens Oy poistaa asiakkaittensa
allekirjoittamat asiakirjat arkistosta 30 päivän kuluessa sen jälkeen, kun asiakirjat on osapuolten kesken
allekirjoitettu. Tämän jälkeen asiakirjoista jää kryptattu tiedosto Visma Solutions Oy:n arkistoon. Asiakas
voi halutessaan vaatia Visma Solutions Oy:ltä kryptattujen tietojen poistamista.
Visma Sign allekirjoitetut asiakirjat toimitetaan vain niiden allekirjoittajille suoraan kunkin allekirjoittajan
sähköpostiosoitteeseen. Agens Oy:n Visma Sign arkistoon ei ole yhtiön ulkopuolisilla pääsyoikeutta.
Kukin allekirjoittanut asiakas vastaa sähköpostilla sille toimitettujen asiakirjojen turvallisesta tallentamisesta
ja edelleen käyttämisestä itse.
Palveluun ei sisälly allekirjoitukset tehneen asiakkaan elektronisten sopimusten etsimistä tai noutamista
Visma Sign järjestelmistä. Jos Visma Solutions Oy etsii tai noutaa asiakkaan erillisestä pyynnöstä elektronisia
sopimuksia järjestelmistään, sillä on oikeus veloittaa tästä kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukainen maksu.
Lisätietoa alla olevasta linkistä:
https://support.vismasign.fi/fi/support/solutions/articles/77000466197-s%C3%A4hk%C3%B6isesti-allekirjoitetun-asiakirjan-k%C3%A4sittely-ja-v%C3%A4litt%C3%A4minen-eteenp%C3%A4in
Agens Oy tarjoaa asiakkailleen erillisillä lisenssisopimuksilla GDPR
turvallisen digitaalisen sopimusten neuvottelu -
ja muokkaustyökalun käyttöoikeuksia. Erillisessä lisenssisopimuksessa on yksilöity osapuolten keskinäiset oikeudet ja
velvollisuudet ja lisenssisopimus allekirjoitetaan molemmin puolin ennen ennen käytön aloittamista. Agens Oy:n digitaalisen
työkalun ylläpidosta ja turvallisuudesta vastaa IT yhtiö Citrus Solutions Oy.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan
asiakkaalta seuraavasti:
Toimeksiantosopimukset kirjallisella toimeksiantosopimuksella tai asiakkaan
vahvistamalla sähköpostilla
Asiakastapaamisissa paikan päällä tai tietoliikenne etäyhteyden kautta
Asiakkaan toimeksiantoon liittyen toimittamissa asiakirjoissa tai muissa
materiaaleissa
Muissa tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan yhteistyöhön liittyen
Julkisista rekistereistä sallittua markkinointia varten
7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja asiakaskansiot säilytetään
niin kauan, kun Agens Oy:n juridinen vastuu
toimeksiannoista jatkuu tai kunnes
asiakas ilmoittaa haluavansa poistaa nämä tiedot. Yhtiö varaa oikeuden itse
arvioida
tietojen poistamisen, kun se katsoo juridisen vastuunsa päättyneen.
Markkinointirekisteritiedot pohjautuvat julkisiin rekistereihin ja asiakastiedot poistetaan sieltä asiakkaan erillisestä pyynnöstä.
Yrityksen laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään
kirjanpitolainsäädännön mukaisella tavalla turvallisesti ulkopuolisen
palveluntuottajan toimesta, joka on Talenom Oyj.
Agens Oy tarjoaa yritysasiakkailleen Visma Sign sähköisiä
allekirjoituksia, joiden ratkaisun tuottaa Visma Solutions Oy.
Agens Oy
tarjoaa ratkaisun oman Visma Sign tilinsä kautta. Agens Oy poistaa
asiakkaittensa allekirjoittamat asiakirjat arkistosta
30 päivän kuluessa sen jälkeen,
kun asiakirjat on osapuolten kesken allekirjoitettu. Tämän jälkeen
asiakirjoista jää kryptattu
tiedosto Visma Solutions Oy:n arkistoon. Asiakas voi
halutessaan vaatia Visma Solutions Oy:ltä kryptattujen tietojen poistamista.
8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille tai julkaista siltä osin, kuin niin
on erikseen sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei pääsääntöisesti voida siirtää rekisterinpitäjän
toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei
se ole asiakkaan toimeksiannon kannalta välttämätöntä tai pohjaudu Agens Oy:n
Microsoft pilvipalveluitten
yleisiin EU tasolla
hyväksyttyihin
tallennus- ja käyttöehtoihin.
Henkilötietoja ei koskaan luovuteta eri tahoille. Agens Oy toimii yritysten ja yrityksiä edustavien vastuuhenkilöitten kanssa ja
mahdolliset yksityishenkilöitten toimeksiannot sovitaan kirjallisesti erikseen.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja
tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Kun
rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston
fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan
asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien
käyttöoikeuksia ja muita
henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä
tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta,
joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus
tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen
tiedon
korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua,
pyyntö
tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä ja
Yhteyshenkilö kohdassa 2) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä
voi pyytää
tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä
vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-
asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien
henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Niin
ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset
oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä)
rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi
pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää
todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n
tietosuoja-asetuksessa
säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. EVÄSTEET KÄYTÄNNÖT
AGENS OY:N SIVUSTOILLA KÄYTETTÄVÄT LISÄOSAT JA ULKOISET ELEMENTIT:
GOOGLE ANALYTICS: Agens Oy:n verkkosivuston seurantaan käytämme Google Analytics -palvelua. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä. Kerätty tieto on anonyymistä eikä kerro sivustolla käyneitten yhteystietoja.
FACEBOOK: Agens Oy:n facebook sivustolla on käytössä Facebook-feed, joka näyttää Facebook-sivun uusimmat artikkelit sekä mm. informaatiota tykkääjistä.
LINKED IN: Agens Oy:n LinkedIn sivusto näyttää sivujen
uusimmat julkaisut, seuraajat sekä informaatiota
tykkääjistä.
13.EVÄSTEEN MÄÄRITTELY
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän
tietokoneelle silloin kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä
minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa
ohjelmia.
14.EVÄSTEIDEN KIELTÄMINEN SELAIMESSA
Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.
Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi
ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä
evästeiden
käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.