Rekisteri- ja tietosuojaseloste kattaen evästekäytännöt

Tämä on Agens Oy:n Tietosuojalain 1050/2018 ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679  (GDPR) mukainen
rekisteri- ja tietosuojaseloste. Selosteessa on mukana yhtiön Evästeet käytäntöjen kuvaus.

Päivitetty viimeksi: 22.10.2021

 

1.REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Agens Oy

Y-tunnus: 2723912-6

Osoite: Kauppaneuvoksentie 8, 00200 Helsinki

Verkkosivut: www.agens.fi

2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Rekisterivastaava: Seppo Parviainen, toimitusjohtaja

Puhelin: 040 1711 241

Sähköposti: seppo.parviainen@agens.fi

3. REKISTERIN NIMI

Rekisterien nimi:

- Asiakasrekisteri
- Markkinointirekisteri
- Sähköisten allekirjoitusten arkisto

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Agens Oy suorittaa liikejuridiikan lakipalveluita sekä tarjoaa niitä tukien GDPR turvallisen digitaalisen sopimusten
neuvottelu - ja muokkaustyökalun käyttöoikeuksia sekä sopimusten ja asiakirjojen GDPR  turvallisia sähköisten
allekirjoitusten palveluita.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen toimeksianto
kirjallisena asiakkaan ja Agens Oy:n välillä)

– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena allekirjoitetun sopimuksen kautta

– julkisen tehtävän hoitaminen asiakkaan valtuuttamana asiamiehenä toimeksiantojen hoitamiseen

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten asiakas/toimeksiantosuhde

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

-Yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakkaitten toimeksiantojen hoitaminen
-Asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi
-Asiakkaan kanssa sovittujen palveluitten toimittaminen

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:

Asiakkaina olevien yritysten ja niiden yhteyshenkilöinä toimivien edustajien yritys/organisaatiotieto,
sähköpostiosoite, puhelinnumero, sijaintiosoite, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista
 ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Rekisterissä olevien tietojen tallentaminen

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja asiakaskansiot säilytetään niin kauan, kun Agens Oy:n juridinen
vastuu toimeksiannoista jatkuu tai kunnes asiakas ilmoittaa haluavansa poistaa nämä tiedot. Yhtiö
varaa oikeuden itse arvioida tietojen poistamisen, kun se katsoo juridisen vastuunsa päättyneen.
Markkinointirekisteritiedot pohjautuvat julkisiin rekistereihin ja asiakastiedot poistetaan sieltä asiakkaan
erillisestä pyynnöstä.

Yrityksen laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisella tavalla turvallisesti
ulkopuolisen palveluntuottajan toimesta, joka on Talenom Oyj.

Agens Oy tarjoaa yritysasiakkailleen Visma Sign sähköisiä allekirjoituksia, joiden ratkaisun tuottaa Visma
Solutions Oy.  Agens Oy tarjoaa ratkaisun oman Visma Sign tilinsä kautta. Agens Oy poistaa asiakkaittensa
allekirjoittamat asiakirjat arkistosta 30 päivän kuluessa sen jälkeen, kun asiakirjat on osapuolten kesken
allekirjoitettu. Tämän jälkeen asiakirjoista jää kryptattu tiedosto Visma Solutions Oy:n arkistoon. Asiakas
voi halutessaan vaatia Visma Solutions Oy:ltä kryptattujen tietojen poistamista.

Visma Sign allekirjoitetut asiakirjat toimitetaan vain niiden allekirjoittajille suoraan kunkin allekirjoittajan
sähköpostiosoitteeseen. Agens Oy:n Visma Sign arkistoon ei ole yhtiön ulkopuolisilla pääsyoikeutta.
Kukin allekirjoittanut asiakas vastaa sähköpostilla sille toimitettujen asiakirjojen turvallisesta tallentamisesta
 ja edelleen käyttämisestä itse.

Palveluun ei sisälly allekirjoitukset tehneen asiakkaan elektronisten sopimusten etsimistä tai noutamista
Visma Sign järjestelmistä. Jos Visma Solutions Oy etsii tai noutaa asiakkaan erillisestä pyynnöstä elektronisia
sopimuksia järjestelmistään, sillä on oikeus veloittaa tästä kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukainen maksu. 
Lisätietoa alla olevasta linkistä:

https://support.vismasign.fi/fi/support/solutions/articles/77000466197-s%C3%A4hk%C3%B6isesti-allekirjoitetun-asiakirjan-k%C3%A4sittely-ja-v%C3%A4litt%C3%A4minen-eteenp%C3%A4in

Agens Oy tarjoaa asiakkailleen erillisillä lisenssisopimuksilla GDPR turvallisen digitaalisen sopimusten neuvottelu -
 ja muokkaustyökalun käyttöoikeuksia. Erillisessä lisenssisopimuksessa on yksilöity osapuolten  keskinäiset oikeudet ja
velvollisuudet ja lisenssisopimus allekirjoitetaan molemmin puolin ennen ennen  käytön aloittamista. Agens Oy:n digitaalisen
 työkalun ylläpidosta ja turvallisuudesta vastaa IT yhtiö  Citrus Solutions Oy.

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta seuraavasti:

Toimeksiantosopimukset kirjallisella toimeksiantosopimuksella tai asiakkaan vahvistamalla sähköpostilla
Asiakastapaamisissa paikan päällä tai tietoliikenne etäyhteyden kautta
Asiakkaan toimeksiantoon liittyen toimittamissa asiakirjoissa tai muissa materiaaleissa
Muissa tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan yhteistyöhön liittyen
Julkisista rekistereistä sallittua markkinointia varten

 

7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja asiakaskansiot säilytetään niin kauan, kun Agens Oy:n juridinen vastuu
toimeksiannoista jatkuu tai kunnes asiakas ilmoittaa haluavansa poistaa nämä tiedot. Yhtiö varaa oikeuden itse arvioida
 tietojen poistamisen, kun se katsoo juridisen vastuunsa päättyneen.

Markkinointirekisteritiedot pohjautuvat julkisiin rekistereihin ja asiakastiedot poistetaan sieltä asiakkaan erillisestä pyynnöstä.

Yrityksen laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisella tavalla turvallisesti ulkopuolisen
palveluntuottajan toimesta, joka on Talenom Oyj.

 

Agens Oy tarjoaa yritysasiakkailleen Visma Sign sähköisiä allekirjoituksia, joiden ratkaisun tuottaa Visma Solutions Oy.
Agens Oy tarjoaa ratkaisun oman Visma Sign tilinsä kautta. Agens Oy poistaa asiakkaittensa allekirjoittamat asiakirjat arkistosta
 30 päivän kuluessa sen jälkeen, kun asiakirjat on osapuolten kesken allekirjoitettu. Tämän jälkeen asiakirjoista jää kryptattu
tiedosto Visma Solutions Oy:n arkistoon. Asiakas voi halutessaan vaatia Visma Solutions Oy:ltä kryptattujen tietojen poistamista.

 

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille tai  julkaista siltä osin, kuin niin
on erikseen  sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei pääsääntöisesti voida siirtää rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei
se ole asiakkaan toimeksiannon kannalta välttämätöntä tai pohjaudu Agens Oy:n Microsoft  pilvipalveluitten yleisiin  EU tasolla
hyväksyttyihin tallennus- ja käyttöehtoihin.

Henkilötietoja ei koskaan luovuteta eri tahoille. Agens Oy toimii yritysten ja yrityksiä edustavien  vastuuhenkilöitten kanssa ja
 mahdolliset yksityishenkilöitten toimeksiannot sovitaan kirjallisesti  erikseen.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan
asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita
henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta,
joiden työnkuvaan  se kuuluu.

10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon
 korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua,
pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä ja Yhteyshenkilö kohdassa 2) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä
 voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-
asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
 tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi
 pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa
 säädetyssä  ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. EVÄSTEET KÄYTÄNNÖT

AGENS OY:N SIVUSTOILLA KÄYTETTÄVÄT LISÄOSAT JA ULKOISET ELEMENTIT:

 

GOOGLE ANALYTICS: Agens Oy:n verkkosivuston seurantaan käytämme Google Analytics -palvelua. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä. Kerätty tieto on anonyymistä eikä kerro sivustolla käyneitten yhteystietoja.

FACEBOOK: Agens Oy:n facebook sivustolla on käytössä Facebook-feed, joka näyttää Facebook-sivun uusimmat artikkelit sekä mm. informaatiota tykkääjistä.

LINKED IN: Agens Oy:n LinkedIn sivusto näyttää sivujen uusimmat julkaisut, seuraajat sekä informaatiota
tykkääjistä.

13.EVÄSTEEN MÄÄRITTELY

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä
minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.

14.EVÄSTEIDEN KIELTÄMINEN SELAIMESSA

Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.

Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä
 evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.